Desde que fundamos a Bridge Technologies, em quase todas as empresas que entramos ouvimos as pessoas comentando sobre um projeto “a” ou projeto “b” (e outros projetos com nomes bastante estranhos!).  Porém atualmente notamos que essa palavra “projeto” ficou muito mais frequente e com importância muito maior.

Também fala-se muito mais em gestão do projeto e do gerente de projetos. Essa mudança ocorre por causa da maior flexibilidade e agilidade exigidas pelo mercado no atendimento das necessidades de seus clientes.

Com esta mudança, o Departamento de Gerenciamento de Projetos passou a exercer um papel de destaque na empresa, muitas vezes ocasionando reestruturações de áreas e setores para melhor posicionamento destes. Desse modo, quando bem executada, a gestão de projetos passa a ser um diferencial competitivo, estratégico e pode aumentar significativamente o rendimento da empresa e sua posição perante o mercado.

Mas afinal,  o que é Gestão Projetos?

Segundo o Project Management Institute (2008), é “a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos”.

Ainda segundo PMI, o projeto é “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo, com inicio e término bem definidos. Independente do tamanho ou complexidade, o projeto deve ter os ciclos de iniciação, planejamento, execução, controle e finalização”.

Atenção para a parte que fala sobre  início e término bem definidos!  Isso quer dizer que o projeto tem que acabar! Não pode durar para sempre. A  não observação desse item é um dos principais motivos do fracasso de um projeto ( seja um novo produto, novo serviço ou melhorias aplicadas a eles), pois este permanece na empresa por um tempo muito maior do que o previsto (ocasionando prejuízos) e nunca entra em operação.

Assim, damos algumas dicas para que um projeto tenha sucesso:

• Simplifique o quanto puder!

Pratique a simplicidade executando os elementos fundamentais em cada fase de desenvolvimento do projeto. A implantação de um modelo típico de gestão de portfólio de projetos estratégicos com as ferramentas necessárias leva aproximadamente 100 dias, não mais do que isto. Processos longos e complexos tendem a demorar mais do que o previsto e não apresentam resultados desejados.

• Conquiste o apoio explicito dos diretores principais da empresa

É fato que os diretores das empresas sempre terão mais interesse em resolver suas questões práticas e operacionais mais prementes em detrimento às questões estratégicas e relativas ao futuro da organização.

• Desenvolva e implemente o projeto em fases, uma de cada vez

Utilize soluções compatíveis com o nível de maturidade atual da sua empresa. No início do projeto, planeje a evolução e as próximas etapas, com metas e métricas bem claras, principalmente o que se quer atingir e em quanto tempo.

• Seja flexível e paciente com as áreas e unidades envolvidas

Os responsáveis pela gestão do projeto devem orientar toda a organização e não priorizar as necessidades de uma área específica.

Experiências mostram que diferentes áreas ou unidades de negócio podem utilizar diferentes metodologias de trabalho, mas a organização como um todo deve ter objetivos em comum. Então, busque um consenso para que a resistência diminua.

• Resolver um problema de cada vez

Ao resolver as questões do projeto na camada de gestão é necessário ter em mente que não estão sendo resolvidas questões operacionais da gestão de projetos isoladamente. Assim, as ações devem obedecer a uma priorização muito clara em função dos resultados a serem alcançados, sempre mantendo o foco. Se muitos alvos forem atacados ao mesmo tempo pode haver falta de recursos, o que vai inevitavelmente prejudicar o resultado final, sem alcance dos resultados esperados.

• Utilize-se da experiência acumulada pelas pessoas

Muitas vezes, uma gestão de projetos eficiente e eficaz requer anos de experiência em desenvolvimento e gestão de negócios; por isto é vital para a organização buscar este conhecimento com os melhores especialistas localizados dentro e fora da organização, como forma de acelerar o processo de maturidade.

• Existem boas ferramentas que não necessitam de treinamento

As ferramentas e soluções para a gestão de projetos têm que trabalhar em prol das pessoas, e nunca o contrário. Por isto escolha uma solução de gestão que não requeira muito treinamento para seu uso, ou que tenha uma curva de aprendizado muito curta e rápida. Essa dica pode ser aplicada não apenas para gestão de projetos, mas para quase todos os processos na sua empresa.

Sucesso e bons projetos!